W wielu firmach używa się różnego rodzaju samochodów, do celów związanych z działalnością firmy. Nie do wszystkich takich pojazdów prowadzi się ewidencję przebiegu rozjazdów, czyli tak zwaną kilometrówkę. Przepisy jednoznacznie nakazują prowadzenie powyższej ewidencji w przypadku gdy przedsiębiorca użytkuje do celów działalności własny samochód osobowy. Wszelkie wydatki związane z utrzymaniem takiego pojazdu udokumentowane takimi dokumentami jak faktura VAT czy też rachunek. Na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów wprowadza się koszt do ewidencji jaką jest księga przychodów i rozchodów.

Nakaz prowadzenia wśród pracowników kilometrówki posiada pracodawca, który w swojej działalności używa pojazdów wynajmowanych lub którego pracownicy wykorzystują do pracy swoje prywatne samochody. Pojazdy, osobowe lub inne, wykorzystywane w powyższy sposób, nie mogą przekraczać ładowności 3,5 tony (z wyjątkami).

W powyższy sposób nie można ewidencjonować pojazdów stanowiących własność firmy, które rozliczane są jako środki trwałe, ani też samochodów nabytych w drodze leasingu.

Na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., określone zostały stawki za kilometr przejechanej, w ramach jazd lokalnych, trasy. Ustalone zostały również miesięczne limity możliwych do wyjeżdżenia kilometrów. W przypadku firm, których siedziba leży na obszarze gmin, liczących do 100 tys. mieszkańców, jest to 300km miesięcznie. Firmy w gminach powyżej 100 tys. mieszkańców, mogą ich wyjeździć 500 km. Natomiast w najlepszej sytuacji są firmy, które leżą na obszarze gmin powyżej 500 tys. mieszkańców – mogą ich wyrobić aż 700 km. Są to wielkości ustalone odgórnie przez prawo, dlatego zastosowanie maja głównie w sektorze budżetowym, jednak pracodawcy prywatni, muszą także przestrzegać, by nie przekroczyć powyższych limitów. Mogą natomiast zastosować mniejsze wielkości.

Kilometrówki zwolnione są do składek na ubezpieczenie społeczne, ale tylko do wielkości powyższych limitów. Jeżeli zostaną one przekroczone, od kwoty przewyższającej, naliczyć należy wyżej wymienioną składkę.

Pamiętać trzeba także o poprawności prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów, w której znaleźć się muszą:

  • Nazwisko i imię osoby używającej pojazd
  • Numer rejestracyjny pojazdu
  • Pojemność silnika
  • Kolejny numer wpisu
  • Data i cel wyjazdu
  • Opis trasy
  • Liczba faktycznie przejechanych kilometrów
  • Stawka za kilometr przebiegu
  • Podpis pracodawcy i jego dane