Zgodnie z art. 22 d. ust.2. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i właściwie art.16 d . ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, płatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji środków trwałych. Składniki majątku lokuje się w powyższym rejestrze najpóźniej w miesiącu oddania ich do wykorzystywania. Późniejszy okres wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.

Ustawodawca nie wyznaczył jedynego obowiązującego wzoru ewidencji środków trwałych. Tymczasem powinna ona obejmować informacje istotne do wyliczenia wartości odpisów amortyzacyjnych dla celów fiskalnych. Należy pamiętać, że w odniesieniu do środków trwałych o niskiej wartości, tj. takich, których wartość początkowa nie przekracza 3500zł, płatnik może nie umieszczać ich w ewidencji środków trwałych, przy czym w tym przypadku koszty poniesione na ich nabycie tworzą wartość uzyskania dochodów w miesiącu przekazania ich do stosowania.

Wartość początkowa środka trwałego

Sposób uściślania wartości początkowej, według której środki trwałe ujmowane są w ewidencji, jest inny w zależności od tego, jaką metodąnastąpiło nabycie (art.22g. updof; art.16g. updop). I tak za wartość początkową uważa się w przypadku:
- uzyskania w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób- wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa określa tę wartość w niższej wysokości,
- nabycia w postaci aportu wprowadzonego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - sprecyzowaną przez wspólników na dzień wniesienia cenę poszczególnych środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej z dnia wniesienia,
- wytworzenia we własnym zakresie - cena wytworzenia,
- nabycia w związku z likwidacją osoby prawnej - sprecyzowaną przez podatnika wartość poszczególnych środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej,
- kupno - koszt nabycia, a w razie częściowo odpłatnego nabycia - cenę nabycia zwiększoną o wartość przychodu będącego różnicą między wartością rynkową z dnia nabycia zapłaconą ceną.

Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny sprzedaży, należy zdefiniować w inny sposób jej wartość godziwą, czyli kwotę, za jaką dany element aktywów mógłby zostać zastąpiony, a zobowiązanie rozliczone na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i doskonale poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.

Cena nabycia

Za cenę nabycia uważa się – według art.22 g. ust.3 updof (art.16 g. ust.3 updof ) - cenę należną zbywcy powiększoną o wydatki w związku z kupnem naliczone do dnia dostarczenia środka do stosowania: w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, zmniejszoną o podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu powiększa wartość początkową środka trwałego). W przypadku importu cena nabycia składa się z cła i podatku akcyzowego od importu elementów majątku.

W przypadku, gdy nie można wskazać ceny nabycia przed dniem założenia ewidencji, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wartości wynikającej z wyceny zrobionej przez podatnika, z wzięciem pod uwagę cen rynkowych środków trwałych z grudnia roku poprzedzającego rok założenia rejestru.

Koszt wytworzenia

Z kolei za wartość wyprodukowania (art.22g. ust.4 updof / art.16g. ust.4 updof ) uważa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wyprodukowania materialnych składników majątku, usług obcych, wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Nie wlicza się tu wartości własnej pracy podatnika, jego męża lub żony i nastoletniego potomstwa, kosztów podstawowych zarządu, wartości sprzedaży oraz innych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, bez odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka do użytku. Jeżeli płatnik nie może wskazać kosztu wyprodukowania. Wtenczas, wartość początkową środków trwałych uściśla się w wysokości określonej z uwzględnieniem cen rynkowych przez biegłego, powołanego przez podatnika.

Organ legislacyjny przewidział też pewne uproszczenie dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych w przypadku budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. W takim wypadku płatnik może przyjmować jako wartość początkową w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu przyjętej dla celów podatku od nieruchomości i wartości 988zł. W takim przypadku budynku/lokalu nie uwzględnia się w ewidencji środków trwałych. Pomimo tego, od tak wyznaczyć wartości dokonuje się odpisów amortyzacyjnych przy użyciu stawki rocznej 1,5% bez ograniczeń czasowych okresu amortyzacji!

Zmodernizowanie środka trwałego

Jeśli dokonaliśmy zmodernizowania środka trwałego, jego wartość początkową zwiększa się o sumę kosztów na ich udoskonalenie w tym także na kupno elementów składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa kwota kupna przekracza 3500 zł. Środki trwałe uważa się za udoskonalone, gdy suma wydatków poniesionych na ich udoskonalenie, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w konkretnym roku podatkowym przekracza 3 500 zł i koszty te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości początkowej, liczonej np. okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów i ceną ich wykorzystywania.

Trwałe odłączenie części składowej od środka trwałego

W przypadku trwałego oddzielenia od określonego środka trwałego części składowej lub peryferyjnej ,wartość początkową tego środka zmniejsza się, od następnego miesiąca po odłączeniu, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) odłączonej części a przypadającą na nią, w czasie złączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych wyliczoną przy zastosowaniu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej stosowanej przy wyliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego. Jeżeli oddzielona część składowa zostanie przyłączona do innego środka trwałego, w miesiącu przyłączenia powiększa się wartość początkową tego innego środka o w/w/wyżej wymienioną różnicę.

Z cyklu czy wiesz że? Nota odsetkowa Noty odsetkowe można wystawiać w sytuacji gdy klient spóźni się z płatnością za dokument sprzedaży. Wtedy możemy naliczyć odsetki ustawowe lub umowne.